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Einladungs-Mailing-Prozess

Ein Einladungs-Mailing in ERADIANT verbindet mehrere Bausteine: Kontakte/Leads, Event, Ticketing, Website und das eigentliche Mailing.
Auf dieser Seite führen wir dich einmal komplett durch den Prozess – von der Datenbasis bis zum Versand.

1. Kontakte und Leads anlegen

Damit ein Mailing einem Event zugeordnet und tatsächlich versendet werden kann, brauchst du Leads, die dem Event zugeordnet sind.

  • Kontakte anlegen / pflegen
  • Leads aus Kontakten erstellen
    • Wechsle in das Teilmodul Leads und ordne Kontakte einem Event zu.
    • Nur Leads, die mit einem Event verknüpft sind, können später als Empfänger eines Event-Mailings verwendet werden.
    • Mehr dazu: Kontakt-Modul – Leads

2. Event anlegen

Lege nun das Event an, zu dem du einlädst.

  • Öffne das Event-Modul und erstelle ein neues Event.
  • Pflege grundlegende Angaben wie Name, Datum, Ort und verantwortliche Personen.
  • Mehr dazu: Event-Modul – Events

3. Ticketing konfigurieren

In vielen Fällen soll das Einladungs-Mailing direkt auf einen Ticketshop verweisen.

  • Lege im Event die Ticketing-Einstellungen an (Ticketarten, Kontingente, Preise etc.).
  • Stelle sicher, dass die gewünschten Tickettypen im externen Ticketshop sichtbar sind.
  • Mehr dazu: Event-Einstellungen

4. Event-Website mit Ticketshop einrichten

Damit Empfänger:innen des Mailings sich anmelden können, brauchst du eine funktionierende Event-Website mit eingebundenem Ticketshop.

  • Erstelle oder bearbeite die Event-Website im Teilmodul Website.
  • Nutze Blöcke, um:
    • eine Hero-Sektion mit Titel und Call-to-Action aufzubauen,
    • den Ticketshop bzw. den Anmelde-Button zu platzieren,
    • wichtige Infos (Ort, Zeit, Programm-Highlight) sichtbar zu machen.
  • Mehr dazu:

5. Mailing-Vorlage anlegen

Nun erstellst du die eigentliche Mailing-Vorlage für die Einladung.

  • Gehe im Event in das Teilmodul Mailings und öffne den Bereich Vorlagen.
  • Lege eine neue Einladungs-Vorlage an (z. B. „Einladung Konferenz 2027 – kostenloses Ticket“).
  • Pflege:
    • interne Bezeichnung (zur Wiedererkennung im Team)
    • Betreffzeile
    • optional Absendername
  • Mehr dazu: Event-Mailings – Vorlagen

6. Inhalte & Platzhalter einfügen

Gestalte nun den Inhalt des Mailings.

  • Verwende Text-, Bild- und Button-Blöcke, um:
    • eine persönliche Ansprache zu formulieren,
    • den Mehrwert des Events zu erklären,
    • einen klaren Call-to-Action (z. B. „Jetzt Ticket sichern“) zu platzieren.
  • Nutze Platzhalter, um das Mailing zu personalisieren, z. B.:
    • {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}}
    • {{event_title}}, {{networking_code}}, {{voucher}}
  • Für Links (z. B. Ticketshop, Landingpages) kannst du Platzhalter in der URL verwenden, um Daten zu übergeben.

Mehr dazu:

7. Versandoptionen & Empfänger-Filter festlegen

Im Bereich Versandeinstellungen steuerst du, wann und an wen dein Mailing verschickt wird.

  • Versandtyp wählen
    • Manuell (z. B. einmaliger Versand)
    • Einzelne Zeitpunkte (z. B. Save-the-Date + Reminder)
    • Regelmäßiger Versand (z. B. Serienmails)
  • Empfänger-Filter definieren
    • Nach Voucher-Status (hat / hat keinen Voucher)
    • Nach bisherigen Mailings (bereits eingeladen / noch nicht eingeladen)
    • Nach Ticket-Status (hat Ticket, kein Ticket, storniert, eingecheckt, …)
    • Nach Kategorien, Abmeldestatus, Mail-Bounces
    • Nach manuell markieren oder nach einer expliziten E-Mail-Liste

So stellst du sicher, dass z. B. nur:

  • Personen ohne Ticket,
  • mit gültiger Adresse,
  • die noch keine Einladung erhalten haben,

dein Einladungs-Mailing bekommen.

Mehr dazu:

8. Mailing testen und versenden

Bevor du an viele Empfänger:innen sendest, solltest du das Mailing testen.

  • Test-Mail senden
    • Trage eine eigene E-Mail-Adresse ein.
    • Prüfe Darstellung, Links und Platzhalter.
  • Einzelkontakt testen
    • Nutze die Funktion „Mail an einzelnen Kontakt senden“, um die Personalisierung mit einem echten Lead zu prüfen.

Wenn alles passt:

  • Setze die Versandeinstellungen so, wie du sie brauchst (manueller Versand oder geplanter Zeitpunkt).
  • Speichere deine Vorlage.
  • Starte den Versand entsprechend der Konfiguration.

Zusammenfassung

Einladungs-Mailings in ERADIANT setzen sich aus mehreren Bausteinen, die du erledigen musst, zusammen:

  • saubere Kontakte und Leads (Event-Zuordnung),
  • ein korrekt konfiguriertes Event mit Ticketing und Website,
  • eine gut durchdachte Mailing-Vorlage mit passenden Blöcken und Platzhaltern,
  • sorgfältig definierte Versandoptionen und Empfänger-Filter.

Wenn du diese Schritte konsequent befolgst, kannst du Einladungs-Kampagnen sauber planen, versenden und bei Bedarf wiederverwenden.