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Versandeinstellungen

Überblick

Diesen Bereich findest du, wenn du eine Mailing-Vorlage öffnest und zu den Versandeinstellungen scrollst. In diesem Bereich kannst du konfigurieren, wann und wie die E-Mails versendet werden sollen, welche Empfänger angesprochen werden sollen und Test-E-Mails versenden.

Funktionen

Versandeinstellungen bearbeiten

  1. Öffne eine Mailing-Vorlage.
  2. Scrolle zu den Versandeinstellungen.
  3. Verändere die Einstellungen, die du ändern willst.
  4. Drücke "Speichern" (unten rechts in blau).

Felder

Versandtypen

Du kannst zwischen drei Versandtypen wählen (genauer auf anderer Seite erklärt):

  1. Manuell: Die E-Mails werden manuell versendet, wenn du auf "Mail an einzelnen Kontakt senden" klickst.
  2. Einzelne Zeitpunkte: Die E-Mails werden zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch versendet. Du kannst mehrere Zeitstempel festlegen.
  3. Regelmäßiger Versand: Die E-Mails werden nach einem bestimmten Muster versendet. Du kannst Start- und Endzeit sowie ein Pattern (z. B. täglich, wöchentlich) festlegen.

Empfänger-Filter

Mit Empfänger-Filtern legst du sehr genau fest, wer eine automatisierte Mail erhält.
Alle gesetzten Filter werden UND-verknüpft: Nur Kontakte, auf die alle Bedingungen gleichzeitig zutreffen, bekommen die Mail (bzw. erscheinen in der Vorschau).

Im Interface kannst du mehrere Filterkarten hinzufügen (z. B. „Voucher“, „Ticket-Status“, „Kategorie“). Im Folgenden werden alle Filtertypen und alle dazugehörigen Auswahlmöglichkeiten im Detail erklärt.

Voucher-Status („Voucher“)

Allgemeine Erklärung
Viele Events arbeiten mit persönlichen Voucher-Codes (z. B. Rabatt-, Freiticket- oder Priority-Voucher). Der Filter „Voucher“ grenzt die Auswahl darauf ein, ob ein Kontakt bereits einen Voucher zugeordnet hat oder nicht.
Das ist insbesondere dann wichtig, wenn du:

  • nur Kontakte erinnern willst, die ihren bestehenden Voucher noch nicht genutzt haben, oder
  • gezielt neue Voucher an Personen ohne vorhandenen Voucher verschicken möchtest.

Mögliche Optionen

  • Hat Voucher Der Kontakt hat bereits einen persönlichen Voucher in contact_lead_event_vouchers zugeordnet.
    Typische Einsatzzwecke:
    • Follow-up-Mails an Personen mit bereits verschicktem Gutschein (z. B. „Nutze deinen Rabatt bis…“).
    • Erinnerungsmails kurz vor Ablauf eines Vouchers.
    • Kommunikation, die sich inhaltlich direkt auf einen individuellen Voucher-Code bezieht. Wirkung im Filter:
    • Es werden nur Kontakte mit gesetztem Voucher ausgewählt.
    • Kontakte ohne Voucher werden konsequent ausgeschlossen, selbst wenn sie die übrigen Filterbedingungen erfüllen.
  • Hat keinen Voucher
    Der Kontakt hat keinen persönlichen Voucher zugeordnet.
    Typische Einsatzzwecke:
    • Nachsteuerung: Du möchtest nur diejenigen Kontakte anschreiben, die bisher noch keinen Gutschein zugewiesen bekommen haben (z. B. weil sie später hinzugekommen sind). Wirkung im Filter:
    • Es werden nur Kontakte ohne zugewiesenen Voucher ausgewählt.
    • Kontakte mit Voucher werden ausgeschlossen, auch wenn sie alle anderen Bedingungen erfüllen.

Mailing („Hat Mailing XY empfangen / nicht empfangen“)

Allgemeine Erklärung
Mit diesem Filter kannst du Kontakte nach ihrem Verhalten in Bezug auf andere Mailings dieses Events filtern. Damit deckst du typische Szenarien wie „nur anschreiben, wer noch keine Einladung bekommen hat“ oder „Reminder nur für Personen, die das erste Mailing erhalten haben“ ab.

Der Filter besteht aus mehreren Teil-Einstellungen

  • Welches Mailing?
    • Dieses Mailing
      Bezieht sich auf die aktuell geöffnete Mailing-Vorlage.
      Beispiel: Du baust ein Reminder-Mailing und möchtest nur jene Kontakte auswählen, die genau dieses Mailing schon einmal erhalten haben (z. B. für eine Nachfass-Kommunikation).
    • Mailings dieses Events
      Bezieht sich auf alle Mailings des aktuellen Events.
      Beispiel: Du willst alle Personen anschreiben, die irgendeine Einladung zu diesem Event bereits bekommen haben – unabhängig davon, welche konkrete Vorlage das war.
    • Spezifisches Mailing
      Hier wählst du ein konkretes anderes Mailing aus einer Liste (z. B. „SAVE-THE-DATE“, „Early-Bird-Einladung“).
      • Du öffnest dazu einen Dialog und suchst anhand der internen Bezeichnung.
      • Das ist sinnvoll, wenn du ganz gezielt auf ein bestimmtes Mailing Bezug nehmen willst (z. B. „Nur Empfänger des Early-Bird-Mailings“).
  • Minimale Zeit seit Mailing („vor mehr als …“)
    • Du kannst optional angeben, wie viel Zeit mindestens vergangen sein muss, seit das ausgewählte Mailing an einen Kontakt gesendet wurde (z. B. „vor mehr als 2 Tagen“).
    • Nur Kontakte, deren letzte Sendung dieses Mailings länger zurückliegt als diese Dauer, werden berücksichtigt. Typische Nutzung:
    • Sicherstellen, dass Reminder nicht zu schnell hintereinander kommen.
    • Staffeln von Kommunikationsketten (z. B. 3 Tage nach der ersten Einladung, dann 7 Tage vor Event-Beginn usw.).
  • Empfangsstatus („bereits empfangen / noch nicht empfangen“)
    • bereits empfangen
      Wählt Kontakte aus, die das ausgewählte Mailing (dieses, eines beliebigen oder ein spezifisches) mindestens einmal erhalten haben.
      Typische Nutzung:
      • Reminder an alle, die schon eine Einladung bekamen.
      • Follow-up-Kampagnen („Danke für dein Interesse…“).
    • noch nicht empfangen
      Wählt Kontakte aus, die das ausgewählte Mailing bisher nicht erhalten haben.
      Typische Nutzung:
      • Nachsteuerung bei neu hinzugekommenen Kontakten.
      • Bereinigung von Zielgruppen: Du vermeidest, dass bestimmte Mails doppelt oder zu häufig verschickt werden.

Ticket-Status („Ticket Status“)

Allgemeine Erklärung
Dieser Filter bezieht sich auf den Ticket-Status des Kontakts für das aktuelle Event. Damit kannst du sehr präzise zwischen bereits angemeldeten, stornierten oder eingecheckten Personen unterscheiden.

Mögliche Optionen

  • Hat Ticket
    Der Kontakt besitzt mindestens ein Ticket für dieses Event (unabhängig davon, ob storniert oder eingecheckt).
    • Ideal, um kommunikative Begleitung für Teilnehmende zu steuern (z. B. Anreiseinfos, Programmtipps).
  • Kein Ticket
    Der Kontakt hat noch kein Ticket.
    • Nutze diese Option für Einladungen, Reminder zur Anmeldung oder „Last-Minute“-Aktionen.
  • Hat nicht storniertes Ticket
    Der Kontakt hat ein Ticket, das nicht storniert ist (also aktiv).
    • Typisch für Event-Informationen, die nur für aktive Teilnehmende relevant sind (z. B. Check-in-Hinweise).
  • Hat storniertes Ticket
    Der Kontakt hatte ein Ticket, das aber storniert wurde.
    • Du kannst hiermit gezielte Reaktivierungs- oder Feedback-Mails senden (z. B. „Schade, dass du abgesagt hast…“).
  • Hat eingechecktes Ticket
    Der Kontakt hat ein Ticket und wurde beim Event eingecheckt.
    • Nutze dies für Follow-up-Kommunikation nach dem Event (z. B. „Danke für deine Teilnahme“, Umfragen, Materialversand).
  • Hat nicht eingechecktes Ticket
    Der Kontakt hat ein Ticket, wurde aber nicht eingecheckt.
    • Ideal für „No-Show“-Kommunikation oder Info-Mails, die nur an nicht erschienene Personen gehen sollen.

Teilnehmer-Kategorie („Teilnehmer-Kategorie“)

Allgemeine Erklärung
Kontakte können für ein Event einer oder mehreren Teilnehmer-Kategorien zugeordnet sein (z. B. „Speaker“, „Sponsor“, „VIP“, „Teilnehmer“). Dieser Filter nutzt diese Kategorien, um Mails zielgruppengenau zu versenden.

Mögliche Optionen

  • Hat eine beliebige Kategorie
    Der Kontakt ist in mindestens einer beliebigen Kategorie.
    • Praktisch, wenn du alle Personen mit Kategorien (und z. B. reine Testkontakte ohne Kategorie) von anderen Filtern abgrenzen möchtest.
  • Ist in einer der folgenden Kategorien
    Du wählst eine oder mehrere konkrete Kategorien aus. Ein Kontakt muss in mindestens einer davon sein.
    • Typisch für rollenbasierte Kommunikation (z. B. nur an „Speaker“ und „Sponsoren“).
  • Ist nicht in einer der folgenden Kategorien
    Du wählst konkrete Kategorien aus und schließt alle Kontakte aus, die in irgendeiner dieser Kategorien sind.
    • Nützlich, wenn du bestimmte Gruppen explizit ausschließen willst (z. B. alle außer „VIP“).

Von Event abgemeldet („Person ist nicht von diesem Event abgemeldet“)

Allgemeine Erklärung
Dieser Filter bezieht sich darauf, ob sich eine Person vom Event abgemeldet hat. Das ist unabhängig vom Ticket-Status hilfreich, um Abmelder:innen von weiteren Einladungen oder Erinnerungen auszuschließen.

Mögliche Optionen

  • Nicht abgemeldet
    Der Kontakt hat sich nicht explizit vom Event abgemeldet.
    • Standard-Fall für Einladungen und alle eventbezogenen Updates.
  • Abgemeldet
    Der Kontakt hat sich aktiv vom Event abgemeldet.
    • Dieser Filter wird z. B. genutzt, um ihnen eine Bestätigung oder eine separate Info zu senden, aber sie gleichzeitig aus allen weiteren Marketing-Mailings zu diesem Event herauszuhalten.

E-Mail-Bounce („Bisherige Mail-Zustellbarkeit“)

Allgemeine Erklärung
Hier filterst du nach Kontakten, bei denen es in der Vergangenheit zu Mail-Bounces gekommen ist (also Zustellfehlern wie „Mailbox voll“, „Adresse existiert nicht“ o. Ä.).

Mögliche Optionen:

  • Bislang keine Mail-Bounces
    Für diesen Kontakt sind bisher keine Zustellfehler registriert.
    • Empfohlen, wenn du die Effizienz einer Kampagne maximieren möchtest und problematische Adressen meiden willst.
  • Hat Mail-Bounces
    Für diesen Kontakt gab es bereits mindestens einen Bounce.
    • Kann genutzt werden, um entsprechende Kontakte separat anzuschreiben (z. B. über alternative Kanäle) oder um eine Cleaning-Kampagne zu fahren („Bitte bestätige deine aktuelle E-Mail-Adresse“).

E-Mail-Adresse in Liste („Mail-Adresse in Liste“)

Allgemeine Erklärung:
Mit diesem Filter kannst du eine konkrete Liste von E-Mail-Adressen hinterlegen. Nur Kontakte, deren E-Mail in dieser Liste vorkommt, werden berücksichtigt.

Typische Nutzung

  • Du hast extern eine Zielgruppe zusammengestellt (z. B. Excel-Liste) und möchtest nur diese Adressen ansprechen.
  • Du willst ein Mailing testweise auf eine kleine Gruppe einschränken, ohne zusätzliche Kategorien anzulegen.

Details

  • Du kannst im Interface schrittweise E-Mail-Adressen hinzufügen.
  • Das System prüft, ob Adressen mehrfach vorhanden sind, und verhindert Duplikate.
  • Nur Kontakte, bei denen die Primäradresse exakt mit einem Eintrag übereinstimmt, werden gefiltert.

Manuell einladen („Person ist als manuell einladen markiert“)

Allgemeine Erklärung
Einige Kontakte können explizit als „manuell einladen“ markiert werden. Damit steuerst du, dass sie per automatischen Mailing eingeladen oder davon ausgeschlossen werden.

Mögliche Optionen

  • Als „manuell einladen“ markiert
    Der Kontakt trägt das Flag „manuell einladen“.
    • Nutze dies, wenn du eine Gruppe hast, die du privat und bewusst einlädst, und somit nicht per automatischer Mail eingeladen werden soll (z. B. weil ein enger persönlicher Kontakt vorhanden ist).
  • Nicht als „manuell einladen“ markiert
    Der Kontakt hat dieses Flag nicht gesetzt.
    • Praktisch, wenn du eine Kampagne nur an die reguläre Zielgruppe schicken möchtest und Sonderfälle (manuelle Einladungen) ausschließen willst.

Limit Anzahl („Anzahl der gleichzeitigen Einladungen limitieren“)

Allgemeine Erklärung
Dieser Filter begrenzt die Zahl der Empfänger, die das System in einem Durchlauf gleichzeitig für den Versand berücksichtigt.

Funktionsweise

  • Du gibst eine Maximalzahl ein (z. B. „Unter den ersten 50 Personen“).
  • Nach Anwendung aller anderen Filter (Voucher, Ticket-Status, usw.) werden nur die ersten X Kontakte aus dem Ergebnis ausgewählt.
  • Die Reihenfolge ergibt sich aus der internen Sortierung des Systems (z. B. nach Erstellungsdatum oder ID); sie ist nicht manuell steuerbar.

Typische Nutzung

  • Du möchtest eine neue Versandlogik zunächst nur mit einem kleinen Teil der Zielgruppe testen.
  • Du willst schrittweise versenden (z. B. in Wellen von je 100 Kontakten), um Last zu verteilen oder manuell zu monitoren.

Hinweis

  • Bitte nutze keine zu hohen Werte, da sonst deine Spam-Rate ansteigt

Test-E-Mail versenden

  1. Fülle die Platzhalter mit Testwerten aus (z. B. Name, E-Mail-Adresse).
  2. Gib die E-Mail-Adresse ein, an die die Test-E-Mail gesendet werden soll.
  3. Klicke auf "Test-E-Mail senden".
  4. Die Test-E-Mail wird an die angegebene Adresse gesendet, sodass du überprüfen kannst, wie die E-Mail aussieht.

An Kontakt senden

Du kannst die E-Mail direkt an einen bestimmten Kontakt senden, ohne die Vorlage zu speichern. Dies ist nützlich, um die E-Mail zu testen oder an einzelne Kontakte zu senden.

Nutzung

Mit den Versandeinstellungen kannst du genau steuern, wann und an wen die E-Mails versendet werden. Du kannst automatische Versandzeitpunkte festlegen, die Zielgruppe mit Filtern definieren und Test-E-Mails versenden, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.