Umgang mit Event-Mailings – Beispiele für Inhalte, Versand- und Empfängereinstellungen

Auf dieser Seite findest du konkrete Empfehlungen, wie du typische Event-Mailings in ERADIANT aufsetzt – jeweils mit:

Inhalten (Betreff, Text, Bausteine)
Versandeinstellungen (Versandtyp, Zeitpunkte)
Empfängereinstellungen (Filter, Zielgruppen)

Die Seite ergänzt die Detail-Dokumentation zu

Hinweis: Im Ticketing-Modul gibt es auch einen Mailing-Bereich für Bestellbestätigungen und weitere direkt mit dem Ticket-Kauf verbundene Mailings, dieser Bereich wird hier nicht genauer erläutert.

Allgemeine Tipps für Mailings

Empfänger*innen sorgfältig auswählen: Starte mit eher engen Filtern und erweitere sie später, damit du nicht versehentlich zu viele Personen anschreibst.
Versandmenge begrenzen: Nutze im Normalfall Unter den ersten 100 Personen, um die Anzahl der versendeten Mailings klein zu halten und das Spam-Risiko zu reduzieren.
Empfängerliste prüfen: Nutze die Vorschau der Empfängerliste, bevor du automatische Versände aktivierst.
Klarer, direkter Betreff: Formuliere Betreffzeilen präzise und verständlich, damit der Zweck des Mailings sofort erkennbar ist.
Mail-Inhalt gut strukturieren: Verwende strukturierte Blöcke (Text + Button, Trennstriche), damit die Mail leicht scannbar ist.
Zeit und Ort konsistent halten: Achte darauf, dass Zeitangaben und Orte mit dem Eventprogramm übereinstimmen.
Test-Mails nutzen: Versende vor dem eigentlichen Versand immer eine Test-Mail – prüfe sie idealerweise an zwei unterschiedliche Geräte (z. B. Laptop und Smartphone), um Darstellung, Links und Platzhalter zu prüfen.

1. Einladungsmailing

Inhalte

Ziel: Kontakte zur Anmeldung / Ticketbuchung bewegen.
Betreff-Beispiele
- „Einladung zu [Eventname] – sichere dir jetzt dein Ticket“
- „[Eventname]: Frühbucher-Phase läuft – jetzt anmelden“
Empfohlene Inhaltselemente
- Kurze Einführung, warum das Event relevant ist (Nutzen, Zielgruppe).
- Key Facts im Überblick: Datum, Ort (oder Online), Format, Sprache.
- Programm-Highlights in 3–5 Stichpunkten (Keynote, Schwerpunktthemen).
- Deutlicher Call-to-Action-Button mit persönlichem Anmelde‑/Ticket-Link
  (z. B. Button-Block mit personalisiertem Link über Platzhalter).
- Kurzer Hinweis auf begrenzte Plätze, Early-Bird-Frist o. Ä. (falls zutreffend).
- Optional: Link zu FAQ / Website mit weiteren Infos.
Tipps
- Verwende Platzhalter für Anrede und Namen, um das Mailing persönlicher zu machen.
- Keine großen Anhänge – erhöhte Spam-Gefahr, stattdessen auf Landingpage verlinken.
- Keine Kalendertermine anhängen (Verwechslungsgefahr mit bereits gebuchtem Ticket, siehe Hinweis bei Kalenderterminen).
Button mit Ticketlink
- Hier kannst du den Link zum Ticketshop verlinken. Bitte nutze dabei entweder den Link zum Shop oder zur Website, auf welcher der Shop eingebunden ist.
- Beispiel: https://eradiant.eu/o/MUSTER-ORGANISATION/shop/SHOP
- Im Optimalfall kannst du auch direkt Platzhalter für den Namen oder den Voucher nutzen. Hänge in diesem Fall folgendes an den Link an (inkl. Fragezeichen): ?givenname={{first_name_uri}}&familyname={{last_name_uri}}&mail={{email_uri}}

Versandeinstellungen

Empfohlener Versandtyp
- In der Regel Regelmäßiger Versand:
  - Offizieller Versandtermin (z. B. 3–4 Monate vor Event).
  - Ab da laufend an neu hinzugekommene Kontakte (mit „noch nicht empfangen“-Filter, siehe unten).
Zeitpunkte
- Plane den Versand zu Zeiten, in denen Mails typischerweise gelesen werden (z. B. werktags zwischen 9–11 Uhr).
- Wenn du mehrere Zeitstempel nutzt, verteile sie über den Tag.
Tests
- Nutze Test-E-Mail senden, um Layout, Platzhalter und Links vorab zu prüfen.
- Prüfe unbedingt, ob der CTA-Button zum richtigen Anmeldeprozess führt.

Empfängereinstellungen

Typische Filter-Kombination für Einladungen
- Ticket-Status → „Kein Ticket“
  (nur Personen ohne Ticket sollen eingeladen werden).
- Von Event abgemeldet → „Nicht abgemeldet“
  (niemand anschreiben, der sich explizit abgemeldet hat).
- Mailing → Hat „Mailings dieses Events“ + „noch nicht empfangen“
  (Vermeidung doppelter Einladungen, z. B. bei mehreren Wellen).
- Optional: Voucher → „Hat keinen Voucher“ oder „Hat Voucher“
  (wenn du mit persönlichen Rabatt-/Freitickets arbeitest).
- Optional: Teilnehmenden-Kategorie
  (z. B. eigene Einladung nur für „VIP“, „Speaker“, „Sponsoren“).

2. Reminder

Inhalte

Ziel: Personen ohne Ticket nochmal an die Anmeldung erinnern.
Betreff-Beispiele
- „Erinnerung: [Eventname] – sichere dir noch dein Ticket“
- „Nur noch X Tage bis [Eventname] – bist du dabei?“
Empfohlene Inhaltselemente
- Kurzer Bezug auf die ursprüngliche Einladung („Du hattest bereits eine Einladung zu [Eventname] erhalten…“).
- Wiederholung der wichtigsten Nutzenargumente in komprimierter Form.
- Hinweis auf Fristen (Early-Bird-Ende, Ausverkauf, Anmeldeschluss).
- Deutlicher CTA-Button zur Anmeldung.
- Optional: ein neues Argument ergänzen (z. B. bestätigte Speaker, neue Programmpunkte), damit der Reminder nicht wie eine 1:1-Kopie wirkt.
Tipps
- Halte Reminder kürzer als die erste Einladung.
- Vermeide zu viele Reminder – wenige, gut gesetzte Mails sind effektiver.

Versandeinstellungen

Empfohlener Versandtyp
- Für längere Kampagnen kannst du „Regelmäßiger Versand“ nutzen:
  - Start: ab erstem Einladungsversand.
  - Ende: kurz vor Anmeldeschluss.
  - Wochentage: z. B. Mo–Fr.
  - Uhrzeiten: z. B. einmal täglich vormittags.
- Ansonsten „Einzelne Zeitpunkte“:
  - Reminder z. B. 2 Monate vor Anmeldeschluss.
Abstände
- Nutze im Filter „Mailing“ ggf. „vor mehr als 5 Tagen“, damit Reminder nicht zu dicht aufeinander folgen (Einstellung: "Hat Mailing XY empfangen / nicht empfangen" als Filter hinzufügen, "Spezifisches Mailing" auswählen und Einladungsmailing auswählen, über das Zeit-Symbol die Mindestanzahl an Tagen einstellen, "bereits empfangen" beibehalten)

Empfängereinstellungen

Typische Filter-Kombination für Reminder
- Ticket-Status → „Kein Ticket“
  (nur Personen ohne Buchung erinnern).
- Mailing → Hat Einladungsmailing vor X Tagen schon erhalten
  - „Spezifisches Mailing“ = deine Einladung,
  - Status „bereits empfangen“,
  - optional „vor mehr als X Tagen“ (z. B. 2–3 Tage) -> Wichtig, damit die Personen nicht innerhalb von 24 Stunden mehrere Einladungen / Reminder erhalten.
- Von Event abgemeldet → „Nicht abgemeldet“.
- Mailing → dieses Reminder-Mailing „noch nicht empfangen“, um Dopplungen zu vermeiden.

3. Infomailing an alle angemeldeten Personen

Inhalte

Ziel: Angemeldete Teilnehmende über Ablauf und Organisation informieren.
Typische Inhalte
- Anreise- und Check-in-Informationen (Adresse, ÖPNV, Parkmöglichkeiten, Einlasszeiten).
- Programm-Hinweise (Startzeiten der wichtigsten Slots, Links zum Programm).
- Infos zu Mitbringen / Vorbereitung (z. B. Laptop, Dresscode, Vorab-Fragebogen).
- Link zu Event-Website oder Teilnehmendenbereich.
- Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen (Support-E-Mail, Telefonnummer).
- Optional: Link zur Kalendereinladung oder Download eines ICS-Anhangs
  (hier sinnvoller als bei Einladungsmails, weil die Personen bereits angemeldet sind).

Versandeinstellungen

Empfohlene Versandtypen
- „Einzelne Zeitpunkte“, z. B.:
  - 1. Info-Mail: ca. 7 Tage vor dem Event.
  - 1. kurze Reminder-/Info-Mail: 1 Tag vor Eventbeginn.
Regelmäßiger Versand
- Direkt nach Einzelnem Zeitpunkt einstellen, damit später angemeldete Personen das Mailing noch erhalten
- Dann z. B. jede Stunde einstellen, damit Personen direkt alle Informationen erhalten

Empfängereinstellungen

Typische Filter-Kombination für Event-Infos
- Ticket-Status → „Hat nicht storniertes Ticket“
  (nur aktive Buchungen).
- Optional: Teilnehmenden-Kategorie
  (z. B. eigene Info-Mails für „Speaker“ oder „Sponsoren“ mit spezifischen Hinweisen).
- Von Event abgemeldet → „Nicht abgemeldet“
  (damit stellst du sicher, dass Abmelder:innen keine organisatorischen Infos mehr bekommen).
- Mailing → dieses Infomailing „noch nicht empfangen“.
Tipp
- Überlege, ob du separate Mails pro Rolle (Teilnehmende, Speaker, Sponsor) brauchst, statt eine sehr generische Mail an alle zu schicken.

4. Dankes-Mailing an alle Personen, die vor Ort waren

Inhalte

Ziel: Teilnehmende wertschätzen, Feedback einholen und ggf. Materialien teilen.
Typische Inhalte
- Persönliche Dankesbotschaft („Danke, dass du bei [Eventname] dabei warst“).
- Rückblick in 2–3 Sätzen (Höhepunkte, Zahlen, besondere Momente).
- Link zu Präsentationen, Aufzeichnungen oder Downloads.
- Feedback-Link (Survey, NPS, kurzes Formular).
- Optional: Hinweis auf Folge-Events oder Newsletter.
Tipps
- Halte die Mail positiv und wertschätzend, nicht zu „werblich“.
- Platziere den Feedback-Link gut sichtbar (Button-Block).

Versandeinstellungen

Empfohlener Versandtyp
- „Einzelne Zeitpunkte“, z. B.:
  - 1–2 Tage nach Eventende.
- Für sehr große Events kannst du mehrere Zeitpunkte anlegen, um den Versand etwas zu verteilen.
Tests
- Teste insbesondere Links zu Materialien und zum Feedback-Formular.

Empfängereinstellungen

Typische Filter-Kombination für Dankes-Mails
- Ticket-Status → „Hat eingechecktes Ticket“
  (nur Personen, die tatsächlich vor Ort waren).
- Mailing → dieses Dankes-Mailing „noch nicht empfangen“.
- Optional: Teilnehmenden-Kategorie
  (z. B. separate Dankes-Mails für Speaker / Sponsoren).
Erweiterter Tipp
- Du kannst zusätzlich ein eigenes Mailing für „Hat nicht eingechecktes Ticket“ aufsetzen, um No‑Shows z. B. mit einer kurzen Info oder Material-Link separat anzusprechen (ohne sich für Teilnahme zu bedanken).

Zusammenfassung

Einladungsmailings: Fokus auf Nutzen, klare CTA, Filter auf Kontakte ohne Ticket.
Reminder: zeitlich sauber gestaffelt, nur für Nicht-Anmeldende und mit „noch nicht empfangen“-Logik.
Infomails: nur an aktive Teilnehmende, mit klaren organisatorischen Infos.
Dankes-Mails: gezielt an eingecheckte Personen, ideal für Feedback und Materialversand.